一、公用房管理信息化建设的背景
随着高校发展规模的不断扩大，招生人数的逐步增长，建筑数量也随之增加。多校区办学、办公已经成为各高校发展的趋势。越多的建筑建成使用，就意味着越多的房屋资源数据需要建立和维护。仅依靠Excel表格和图纸的传统的粗线条管理模式早已不能满足日常管理的需要，更谈不上对数据进一步的挖掘分析。传统的粗线条管理模式不仅影响数据的完整度和准确度，更阻碍了工作效率的提高。传统管理模式下的公用房管理中存在以下四个方面的问题。
（一）缺少统一的管理平台，校院两级管理脱节
在传统管理模式中，公用房资源的管理工作主要集中在校级的房产部门。公用房的管理从最初验收建账、房屋数据建立、平面图绘制到日常分配调剂、清房腾退、数据更新维护均由公用房管理员一人完成。工作量之大使管理员难以避免出现错误或遗漏，从而导致基础信息不准确。而院系则缺乏公用房专职管理人员和完善的管理机制，再加上人事调动，导致了房产部门和院系的公用房数据不同步、不对称。
（二）信息数据不共享，数据库成为信息孤岛
高校的房产部门负责全校房产资源的统筹管理，而房屋的具体使用和管理又由多个职能部门具体负责。比如，实验室建设管理处负责实验室管理，教务处负责全校教室的使用和调配，后勤集团负责食堂、宿舍等生活用房的分配。部门之间缺少信息互通，房间信息没有形成统一规范管理。此外，房屋数据与人员信息没有建立联系，没有形成“谁使用，谁管理，谁负责”的动态管理机制，而这些都是直接制约房屋基础数据维护和提升管理水平的重要因素。
（三）日常管理缺乏系统化操作流程
大多数公用房管理员的工作都是在继承前面公用房管理员工作方式的基础上，根据实际需要部分继承，部分创新，不断调整。长久以来，并未形成一种固定化、系统化的管理流程，管理操作随意性较强。
（四）分配前缺乏依据，分配后缺少跟踪
从房屋分配方式来看，针对单位提交的用房申请一方面缺乏论证，另一方面没有核算依据作为支撑，导致分配方式的随机性。而对于分配后的房间缺少“回头看”的态度，对于已分配房屋的情况没有进行跟踪，导致房产资源的闲置和浪费。