一是在对方提出请求时，要耐心倾听对方提出的要求。如果在对方说了一半时已经知道非得拒绝对方不可，但还是要认真听完对方说的话。这样做是为了表示对拜托者的尊重，同时要向对方表明自己对事不对人。
三是拒绝接受请求时，态度要真诚，要略表歉意，但说话不能拖泥带水，这样既让拜托者感受到自己是真的无能为力，同时，又让对方不再有继续说服自己的念头。
四是不要通过第三者拒绝别人的请求，如果通过第三者拒绝请求，对方会认为自己不够诚挚，是在敷衍对方。
小高是某IT公司的部门主管，他的直接领导经常把很多工作都交给他，让他去帮助自己处理，但小高自己也有很多工作要做，而且这些工作中有很大一部分也是经理交给他的。为了不让经理的请求打扰自己安排好的工作顺序。一次，在经理再让他做某件事情时，小高就将已有的许多工作，按轻重缓急次序向经理汇报说：“这些是我目前在做的和即将要做的工作，都很重要，您现在交给我的工作应该排在这个次序中第几位呢？”
经理看了看小高安排的工作表，不好意思再给他加任务了，就主动说：“哦，你这些事情也很重要，这件事情我自己处理好了。”
可见，小高这种拒绝请求的方法相当高明，这种方法有三个好处：其一，让领导做主裁决，表示对领导的尊重。其二，原有工作已排满，再加新的工作任务，原有的工作任务将无法按原计划完成，除非新的工作任务更重要，否则领导就必须撤销它或找他人代理。其三，下属如果采取这种拒绝方式，就可避免领导误以为下属在推卸责任。因此，这是一种比较有效的拒绝请求的方法。
巧妙排除下属的打扰
在浪费时间的各种因素中，下属干扰就是其中的一个因素，如果处理得当，这种干扰因素完全可以排除。
老武是某公司经理。一次，他正忙得不可开交，一名女职员突然要求请两小时的假，因为家具店将送一批家具到这名女职员家里，她必须回家开门并验收。老武听了这位女职员请假的理由后，没有立即准假，他真诚地对女职员说：“我清楚买贵重家具一定要亲自验收，只要有可能，我会准假的。但问题是，公司产品必须在下班之前交货，如果无法按约定时间交货，我们将失去一位大客户。这个项目恰恰又是你负责的，所以你今天不宜请假。不过，我有个建议，你可以打电话给家具店，请他们明天上午送家具，到那时我们已经交了货，而你也有足够的时间在家处理私事。”女职员听后，觉得老武说得很有道理，就按照他说的去做了。
如果其他管理者也能像武经理这样，在工作中注意以下细节，就能够有效防止下属打扰。
2．对下属明确分工，让他们做好自己分内的事情。
3．对下属的请示，要立即给予肯定或否定的答复。
4．明确下属的各种责任或权限，让他们有更多的责任感。
5．要想提高下属的工作效率，领导就要身体力行，果断决定，今天的事今天处理完毕，不要让下属觉得必须催促领导，领导才处理。
做到以上几条就可以在一定程度上排除来自下属的打扰，此外，如果不愿意下属打扰自己，自己就不要随意打扰下属。领导和下属都各自科学安排好时间，在有限的时间内，最大限度地干好各自职责范围内的事，以保证企业整体工作效率的不断提高。
快速处理电子邮件
现在，电子邮件已成为现代办公的重要工具，在足不出户的情况下，能与外地或是本地客户、朋友等交流、传递文件和书稿等，节省了不少时间。但是，垃圾电子邮件的出现，却耗费了很多宝贵时间。为了节省自己和别人的时间，要从以下几方面入手，少写垃圾电子邮件：
1．撰写电子邮件一定要认真。虽然电子邮件没有传统书信那么多格式、称谓等要求，但是，在撰写电子邮件时，态度一定要认真，书写的语言要流畅，不要写错别字、生僻字，内容要简洁，条理要清楚。
2．邮件的标题要具有概括性。标题是一封电子邮件的标志，大多数网络使用者会先看标题再决定是否打开邮件继续详读内容，所以邮件标题应尽量写得具有概括性，让人一看就知道邮件的主要内容，便于对方快速了解邮件内容。如写销售策划书，在标题上要写明“销售策划方案”几个字，让对方打开邮箱看到标题就知道是重要邮件，就会迅速处理这封电子邮件，对销售策划方案提出具体处理意见。这既不耽误对方的时间，也不耽误自己的工作。
3．收件人要准确。在发送电子邮件之前，必须确认收信人是否准确，检查对方的邮箱地址是否正确。如果要转发给相关人员，可以使用“抄送”功能，但要限制人数，不要随便发给不相干的人。如果邮件有多个附件，每个附件也都要注明标题。在发送时要分清哪些是发给上级的，哪些是发给同事的，平时就应该把他们的邮箱地址整理好，这样发送时就快多了。
4．定时收发电子邮件。为了最大限度地节省时间，上班族最好每天定时查看电子邮箱，除非有非常重要的工作，需要随时查阅电子邮箱邮件，否则不要动不动就去看看有没有新邮件。也不宜用“来信通知”这种功能，它会经常干扰、中断自己的工作，工作效率会因此而受影响。
6．使用邮件的标签以及过滤功能。很多计算机都有邮件标签以及过滤功能。善用这些功能，一方面能更有条理地管理邮件，另一方面今后查找邮件会更加方便，减少无谓的时间浪费。
7．为私人信件设置一个单独的电子邮箱地址。告诉那些非业务联系人如朋友、同学等使用这个邮箱地址，这样就可以在家或中午休息时间查看这些私人邮件，避免耽误工作时间。
8．告诉所有发电子邮件的人，让他们知道自己所需要的信息，经过一两个星期，那些没有价值的电子邮件就不会进入自己的电子邮箱，自己也就不会因为看那些无关的电子邮件而耽误时间了。
有效利用通勤时间
随着工业的不断发展和城市建设的日趋完善，人们的居住区和工作区逐渐分开，甚至有的人居住地和上班地不在同一个城市，从居住地到工作单位就需要借助于汽车或火车才能到达，因此出现了通勤族，通勤族每天要有很多时间消耗在往返于居住地与工作单位之间的路途上。
黑川康正是日本著名学者，他在自己所著的书中，有一段关于通勤时间的运用，他详细描述了通勤的心情：“一般上班族一早出门，常因塞车搞得气急败坏，既费时，又影响工作情绪。因此，倘若上班地点不远，不妨安步当车；否则，就该为自己拟定一个方案，充分掌握这段通勤时间。”
黑川康正经营“黑川国际法律会计事务所”，他的家离最近的车站不到10分钟，所以步行是每天的习惯。但是上车之后，需两个小时才能抵达办公室，所以他大力倡导“时差通勤法”，也就是避开高峰塞车时间，比平常早一个小时出门。
出门之后，一般人都会选择到达目的地时间最短的路线。但是，黑川康正却认为，如果充分利用在车上的时间，其造成的正面效果可能会更好。例如，最近一站的前一站如果是起点站，他就会走到起点站，上车后就能有位子可坐，可以坐着看书、学习，这样在车上的时间就变得有价值了。另外，他认为应该在人少的车站换乘车，这样也能节省时间，比如改在前一站或小站换车。最后，为了方便，应该购买长期乘车卡，自己最好制作一份通勤时刻表，这样更符合个人需要。
上车后他一般选择汽车联结器旁边的角落，即使没有座位，背靠门站着也能看报纸之类的信息。
因为在车上要写点东西，黑川康正经常用笔记本电脑当做垫板使用。事实上，黑川康正的许多著作都是在通勤路上完成的。他写文章分为三步进行：第一步，搭车时遇有座位，立即取出文具和笔记本；第二步将所有想到的事情一字不漏地写下来，下车后再整理；第三步，一边走、一边用录音机将脑海中浮现的文字通过语言录下来；抵达事务所后交给秘书打字，在下班的路途中再润饰、修改。
黑川康正的经验值得借鉴，不管是乘公交车还是坐地铁，或是乘出租车，都不应该把时间浪费在闲谈、无所事事上。只要充分利用通勤时间，就能比别人更容易获得事业上的成功。
现实生活中的上班族，采用以下方法同样可以充分利用通勤时间。
1．可在车上考虑一天的工作计划，总结一天的生活安排。如果已经制订好工作日常表，可以对日程稍作修改；如果在晚上回家的路上，可以总结当天的工作，看看还有哪些未完成的事情，并且考虑晚上是安排学习还是休闲放松。
2．记录下自己的灵感。如果想写点东西，不妨拿出纸笔（这些东西一定是随身携带的），把自己的思路和要点记下来，等有空的时候再整理。无论是音乐家还是IT程序员，这种突然的灵感往往会产生意想不到的价值。
3．考虑晚上买什么菜，做什么饭。与其回到家里现想吃什么好，还不如在路上就考虑清楚，回到家马上动手。想好这件事情，至少能在需要买菜的时候可以及时去买菜，否则到家之后，看着空空的冰箱，而肚子又很饿，这种滋味实在不好受。所以，事先想好下车后先买菜再回家，就不会出现饿着肚子在家里抱怨冰箱里空空如也的情况了。
改变观念，正确利用时间